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      • access教程之在“設計”視圖中設計表

      • 2015-01-16 03:47 來源:未知
      設計視圖中設計表 access教程
        為了能像在中文Visual FoxPro 6使用“表設計器”那樣在中文Access 2000中設計表,需要通過“設計”視圖來進行操作,其步驟如下所述。 
        步驟一、在“員工工時與工資”數據庫窗口中單擊“新建”按鈕,如圖12所示。然后在圖13所示的“新建表”對話框的列表中選定“設計視圖”項,并單擊“確定”按鈕。 
       
      圖12 單擊這個按鈕
        此后,屏幕上顯示出名為“表1”的窗體,如圖14所示。在這個窗體中可以如同在中文Visual FoxPro 6中使用“表設計器”那樣定義新表中的字段,以及字段類型,不同的是還能為每一個字段制定簡短的說明。通過該窗體右下方的信息框,還能讀到各種與操作有關的提示信息。 
        步驟二、在“字段名稱”欄中輸入字段名后,單擊“數據類型”欄。 
        此后,Access 2000會自動將此字段設置為默認的數據類型:文本,并在此欄中顯示出來。若要設置為別的類型,只需要單擊該欄,讓一個下拉按鈕顯示出來后,即可通過它進入如圖17所示的下拉菜單來選擇指定新的數據類型。接下來的您可以分別設置好“客戶單位”、“單位地址”、“經營項目”、“聯系電話” 、“合同金額”,等字段。 
       
      圖13 選定“設計視圖”列表項 
       
      圖14 在“字段名稱”欄中輸入字段名 
       
      圖15 單擊這個下拉按鈕
        在Access 2000中,字段名的最大長度可達到64個字符,也可以使用空格,所提供的數據類型如下表所列。 
      表:中文Access 2000中的數據類型 
      數據類型 用途 大小
      文本 (默認值)文本或文本和數字的組合,或不需要計算的數字,例如電話號碼。 最多為255 個字符或長度小于屬性的設置值。Microsoft Access 不會為文本字段中未使用的部分保留空間。(“屬性”是中文Access 
      2000用于控制操作與應用方式的系統變量,可以通過特定的途徑訪問它)
      備注 長文本或文本和數字的組合。 最多為65,535 個字符(如果 Memo 字段是通過 DAO 來操作并且只有文本和數字[非二進制數據] 保存在其中,則 Memo 字段的大小受數據庫大小的限制)。
      數字 用于數學計算的數值數據。有關如何設置特定 Number 類型的詳細內容,請參閱 FieldSize 屬性幫助主題。 1、2、4 或 
      8 個字節(若FieldSize 屬性設置為 Replication ID,則為 16 個字節)。
      日期/時間 從100 到 9999 年的日期與時間值 8 個字節
      貨幣 貨幣值或用于數學計算的數值數據。這里的數學計算的對象是帶有1 到 4 位小數的數據。Access2000處理數值的功能非常強,能精確到小數點左邊 15 位和小數點右邊 4 位。 8 個字節
      自動編號 當向表中添加一條新記錄時,由Access 2000 指定的一個唯一的順序號(每次加1)或隨機數。AutoNumber 字段不能更新。有關詳細內容,請參閱 
      NewValues 屬性主題。
      4 個字節(如果FieldSize 屬性設置為 Replication ID 則為 16 個字節)。
      是/否 可以使用Yes 和 No 值,以及只包含兩者之一的字段(Yes/No、True/False 或 On/Off)。 1 位
      OLE 對象 中文Access 2000表中鏈接或嵌入的對象(例如Microsoft Excel 電子表格、Microsoft Word 文檔、圖形、聲音或其他二進制數據)。 最多為1 G 字節(受可用磁盤空間限制)。
      超級鏈接 文本或文本和數字的組合,以文本形式存儲并用作超級鏈接地址。超級鏈接地址最多包含下列部分:
      1.顯示的文本 — 在字段或控件中顯示的文本。
      2.地址 —進入文件或網絡的路徑。
      3.子地址 —位于文件或網絡的地址。
      4.屏幕提示 —作為工具提示顯示的文本。
      Hyperlink數據類型的三個部分的每一部分最多只能包含 2048 個字符。
      注:在字段或控件中插入超級鏈接地址最簡易的方法就是在“插入”下拉菜單中單擊“超級鏈接”命令。“超級鏈接”用于使用來自網絡的數據,初學者不必理會這一點。學會使用Internet后再說吧!
      查閱向導 創建字段,該字段可以使用列表框或組合框從另一個表或值列表中選擇一個值。單擊此選項將啟動“查閱向導”,它用于創建一個“查閱”字段。在向導完成之后, 中文Access 2000將基于在向導中選擇的值來設置數據類型。 與用于執行查閱的主鍵字段大小相同,通常為 4 個字節。
        操作時,在表“設計”視圖上方某單元格中輸入一個值后,即對相應的屬性進行了設置。備注、超級鏈接和 OLE 對象字段不能設置索引。如果要對字段中包含了 1 到 4 位小數的數據進行大量計算,需用“貨幣(Currency)”數據類型。“單精度(Single)”和“雙精度( Double)” 數據類型字段要求浮點運算。“貨幣”數據類型則使用較快的定點計算。  
        注意:如果在表中輸入數據后需更改字段的數據類型,保存表時由于要進行大量的數據轉換處理,等待時間會比較長。如果在字段中的數據類型與更改后的DataType 屬性設置發生沖突,則有可能會丟失其中的某些數據。 
        步驟三、單擊“小數位數”設置欄下拉按鈕,并從下拉列表中選定小數位數。 

      圖16 單擊這個下拉按鈕
        將“合同金額”設置為“貨幣”數據類型,將光標移入位于下方的“常規”選項卡中,并進入“格式”欄后,該下拉按鈕就將顯示出來,參見圖16。順便說一下,在這個選項卡中可以控制當前字段的屬性,那些在上方的列表不能完成設置操作,都可以在此進行。 
        注意:上述使用下拉按鈕的操作,還可以在中文Access 2000的其它的地方用到。 
        步驟四、單擊工具欄中的“保存”按鈕,或者單擊該視圖的“關閉”按鈕,關閉它。 
        “關閉”按鈕位于表“視圖”窗體的右上角,與別的Windows應用程序相同。單擊它后,一張新的數據表就創建好了。接下來,屏幕上將顯示如圖17所示的詢問對話框,單擊它所提供的“是”按鈕后,還可在圖18所示“另存為”對話框中指定新表的名稱,本章所給出的名稱是“客戶與合同金額”。 
        注:若您打開了中文Access 2000的“幫助助手”,那么下面的兩個對話框將由它提供。“幫助助手”可以在線即時幫助您通過操作,使用“幫助”下拉菜單可以控制是否讓“幫助助手”顯示出來。盡管“幫助助手”為操作Office 2000提供了很好的幫助,但本書還是建議您最好不要使用它,因它老是會在屏幕上顯示一些動作,會干擾操作視線,以后熟悉這個軟件了再使用它吧! 

      圖17 在這個對話框中單擊“是”按鈕

      圖18 在這個對話框中指定新表的名稱
        步驟五、在圖19所示的對話框中單擊“是”按鈕。 
        此后,新的數據表就會按您指定的名稱保存起來,同時“員工工時與工資”數據庫窗口中也會顯示它。若要對已經存在的表更名,可以在這個窗體中選定它,然后右擊鼠標,進入一份快捷菜單后從中選擇“重命名”命令,即可按您已經熟悉了的方法進行操作。 

      圖19 在對話框中單擊“是”按鈕
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